مباحثی از اصول مدیریت / مهم ترین عوامل اثرگذار بر عملکرد کارکنان سازمان ها

برای ارتقای عملکرد و بهبود رفتارهای کارکنان، به نحوی که به موفقیت سازمان منجر شود باید عوامل موثر بر عملکرد و رفتار را بشناسیم و آنها را مدیریت کنیم.

1- استعداد: استعداد دیگر آمادگی زمینه ای در افراد برای موفقیت در بعضی نقش ها و شغل هاست استعداد را در سنین بزرگسالی فقط می توان کشف کرد. پرورش داد و به فعالیت درآورد و در مسیر مناسب بکار انداخت. یکی از نشانه های استعداد موفقیت است. افرادی که در یک زمینه مشخص هنری، فنی، ورزشی یا مدیریتی موفقیت کسب می کنند به ویژه وقتی این موفقیت تداوم داشته باشد و تکرار شود به احتمال زیاد در آن زمینه مستعد هستند. یکی از وظایف حساس و تعیین کننده مدیران در مسیر ارتقای عملکرد کارکنان این است که استعدادهای آنان را جستجو و کشف کنند و وظایف ونقش ها و شغلها را به نحوی به کارکنان تخصیص دهند حداکثر تناسب ممکن بین آنها تأمین شود. استعداد را به کوه یخ تشبیه می کنند که فقط یک پنجم آن روی سطح اب است و در نگاه اول دیده می شود و برای دیدن (کشف) بقیه آن باید جستجوی اکتشافی بیشتری داشت. مشکل وقتی تشدید می شود که برخی از کارکنان ما حتی خودشان هم از استعدادهایشان آگاه نیستند. تناسب بین استعدادهای فرد با الزامات و مقتضیات شغل یکی از کلیدی ترین عوامل ظهور و بروز عملکردهای موفق و رضایت بخش است.

2- دانش و مهارت: آموزش و توسعه دانش و مهارت های کارکنان از مهم ترین تواناسازهای سازمان هاست. در همه مدل های جامع تعالی سازمانی سهم زیادی برای آموزش کارکنان به عنوان یک تواناساز مهم که بر عملکرد کارکنان و از طریق آنها بر عملکرد و تعالی سازمان ها موثر است در نظر گرفته شده است. سازمان ها نمی توانند همه دانش و مهارت مورد نیاز خود را در زمان استخدام از بازار کار تأمین کنند. همچنین شرایط محیطی تحولات تکنولوژیکی و توقعات روز افزون مشتریان فشار برای آموزش کارکنان را تشدید می کند. به همین دلیل است که سازمان های موفق جهان سالیانه میلیاردها دلار برای توسعه دانش و مهارت کارکنان خود سرمایه گذاری می کنند.

3- فرصت: همه ما برای نمایش دادن استعدادها و توانایی هایمان و برای استفاده موثر از دانش و مهارت نیاز به فرصت و مجال داریم. این فرصت هم جنس زمان است به این معنی که کارکنان نیاز به وقت کافی دارند تا عملکردهای مورد نظر را بروز دهند و هم از جنس اختیار است به این معنی که باید به کارکنان اعتماد کرد و به آنها اختیارات لازم (متناسب با مسئولیت ها و صلاحیت هایشان) تفویض کرد.

4- منابع و امکانات: منابع و امکانات، تجهیزات و ابزار و اطلاعات چنان چه به میدان کافی و لازم و با کیفیت و در زمان مناسب در اختیار کارکنان قرار گیرد می تواند تسهیل گر عملکرد مطلوب آنها باشد.

5- انگیزه: انگیزه و اشتیاق برای انجام کار و دستیابی به اهداف بویژه در سازمان های ایرانی از مهم ترین عوامل تعیین کننده سطح و کم و کیف عملکرد کارکنان است. انگیزه ها چرائی رفتار هستند اگر انگیزه کارکنان برای انجام کاری پایین باشد عملکرد آنها درست مشابه وقتی فاقد استعداد یا دانش و مهارت کافی باشند لطمه خواهد خورد.

تعاریف ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد فرآیندی است که به سنجش و اندازه گیری، ارزش گذاری و قضاوت درباره عملکرد طی دوره ای معین می پردازد.

ارزیابی عملکرد در بعد سازمان معمولا مترادق اثربخش فعالیت هاست. منظور از اثربخشی میزان دستیابی به اهداف و برنامه ها با ویژگی کارا بودن فعالیت ها و عملیات است.

ارزیابی عملکرد در بعد نحوه استفاده از منابع در قالب شاخص های کارایی بیان می شود اگر در ساده ترین تعریف نسبت داده به ستاده را کارایی بدانیم نظام ارزیابی عملکرد در واقع میزان کارایی تصمیمات مدیریت در خصوص استفاده بهینه از منابع و امکانات را مورد سنجش قرار می دهد.

از واژه عملکرد، تعاریف زیادی شده است اما در یک تعریف جامع می توان گفت ، عملکرد هم به معنای ساختارها و هم به معنای نتایج است. رفتارها از فرد اجرا کننده ناشی شده و عملکرد را از یک مفهوم انتزاعی به عمل تبدیل می کنند. رفتارها فقط ابزارهایی برای نتایج نیستند، بلکه خود نتیجه به حساب می آیند و می توان جدای از نتایج، در مورد آنها قضاوت کرد ( خلیلی عراقی و همکاران ،1382، 83 ). مفهوم واژه عملکرد از آنجا حائز اهميت است كه؛ با تعريف عملكرد می ‌توان آن را ارزيابی يا مديريت نمود. در مورد اينكه عملكرد چيست نگرشهای متفاوتی وجود دارد. می‌توان عملكرد را فقط سابقه نتايج حاصله تلقی كرد. از نظر فردی ، عملكرد، سابقه موفقيتهای يك فرد است (آر مسترانگ، 1385).
سنجش عملکرد جنبه فنی دارد و نتایج و پیامدهای ارزیابی را به مقادیر قابل محاسبه تبدیل می نماید. در سنجش عملکرد تنها به میزان بازده کالاها و یا ارائه خدمات در یک دوره زمانی با معیارهای مشخص محلی ، منطقه ای ، ملی و بین المللی، توجه می شود. این سنجش می تواند با میزان عملکرد نظام های تولیدی و یا خدماتی مشابه در یک ناحیه و یک منطقه و یا یک کشور و یا در سطح بین المللی مقایسه شود و یا اینکه می تواند با معیارهای سنجش استاندارد سازمانهای منطقه ای و یا بین المللی مورد ارزیابی قرار گیرد. در هر حال سنجش عملکرد یکی از عوامل فرآیند مدیریت یعنی کنترل کردن است. اندازه گیری عملکرد فرایندی است که میزان پیشرفت در راه رسیدن به اهداف را بیان می نماید. از طرفی اندازه گیری عملکرد می تواند شالوده ای را برای یک سازمان فراهم آوردکه، پیشرفت به سوی اهداف از پیش تعیین شده را ارزیابی کند. و به سازمان در شناخت نقاط قوت و ضعف کمک نماید (ثابتی وهمکاران،1385 ).
موفقترین سیستم های اندازه گیری عملکرد ، سیستم های یادگیرنده هستند که به سازمان کمک می کنند؛ تا تشخیص دهد چه چیز کار می کند و چه چیز کار نمی کند بنابراین سازمان می تواند، با چیزی که کار می کند، به فعالیت خود ادامه دهد و آن را بهبود بخشد و آنچه را که کار نمی کند اصلاح یا تعویض نماید. اندازه گیری عملکرد باید ابزاری باشد که به سازمان اجازه دهد تا پیشرفت و جهت گیری به سوی اهداف استراتژیک و اهداف بلند مدت را پیگیری کند، نه اینکه به ابزاری برای تشخیص عملکردهای ضعیف و تنبیه کردن محدود شود. در عین حالی که اطلاعات حساس باید محفوظ بمانند ، اطلاعات سیستم اندازه گیری عملکرد باید به طور باز و گسترده بین کارکنان، مشتریان، ذینفعان، توزیع کنندگان و تامین کنندگان منتشر گردد، تا حوزه عمل نیز گسترده شود. اطلاعات مربوط به اهداف عملکرد و پیشرفت مشخص به سوی این اهداف، می تواند بر روی پایگاه اطلاعات شرکت در شبکه های داخلی و بین المللی، به طور بهنگام و با قابلیت دسترسی توسط کلیه سطوح مدیریت ، تیم ها و افراد عرضه گردد. همچنین سازمانها می توانند به طور ادواری گزارشات، نشریات، تبلیغات یا دیگر رسانه ها را در خصوص تنظیم اهداف و دستیابی به آنها منتشر نمایند ( خلیلی عراقی و همکاران ،1382، 87 ).
سنجش عملکرد مقایسه سطوح واقعی عملکرد با سطوح قبل از استقرار اصلاحاتی است که با هدفی خاص تبیین شده اند. برای کسب بهترین نتایج از برنامه سنجش عملکرد، لازم است که برنامه سنجش عملکرد، با برنامه ریزی استراتژیک سازمان همسو و مرتبط شود. در سنجش عملکرد استانداردها و شاخص های عملکرد مورد ارزیابی قرار گرفته و میزان مغایرت وضع موجود با وضع مطلوب مشخص می شود.